Estamos viviendo cambios medioambientales y debemos implementar medidas de transición que nos permitan modificar los hábitos de consumo y las dinámicas del día a día con el fin de reducir los impactos al ambiente que están llevando al cambio climático y a la degradación de los ecosistemas. Las empresas, como una base esencial que sustenta la economía, son las primeras en ser llamadas a cimentar el camino hacia una transformación social, económica y cultural en pro de la sostenibilidad, la conciencia medioambiental y la innovación en los procesos extractivos y de producción basados en la permanencia y protección de los ecosistemas.
Independiente del sector económico al cual pertenezca una empresa, en Colombia todas están llamadas a cumplir con una normatividad ambiental asociada a sus actividades debido a que la Constitución Política de 1991 consagra en su Artículo 79 que “todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La Ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines”.
A lo anterior, se suman los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) que configuran la agenda política mundial hasta el año 2030 tras el llamado realizado el 25 de septiembre de 2015 por los líderes mundiales a adoptar acciones para poner fin a la pobreza, proteger el planeta y mejorar las vidas y las perspectivas de las personas en todo el mundo.
Resulta complejo tener a la mano cada uno de los asuntos ambientales a cumplir con las exigencias ambientales de orden local, regional y nacional y reconocemos que no solo la legislación en esta materia se hace difícil si tenemos en cuenta que en Colombia el aparato burocrático es complicado, algunas autoridades ambientales y entes de regulación y control son débiles o tienen un alcance limitado y las consideraciones jurídicas en muchas ocasiones carecen de una integralidad que permita una aplicabilidad real de las normas tras haber sido cimentadas desde el desconocimiento de las realidades sobre las cuales se legisla.
Si bien es una urgencia resolver el entramado jurídico y administrativo para la aplicación y seguimiento de las políticas del Estado, aun así los avances logrados en legislación ambiental cimentan un camino para que cada uno de los actores que configuramos la sociedad tomemos conciencia sobre la importancia de proteger el medioambiente y los ecosistemas y que implementemos acciones de responsabilidad y mitigación por nuestros impactos al medioambiente, el principal patrimonio colectivo que sustenta la vida en todas sus expresiones.
Es esta entonces una guía con la cual se brinda una orientación para la implementación de un sistema de gestión ambiental empresarial.
El punto de partida, reconocer la realidad ambiental
Para empezar, es importante conformar el grupo de gestión ambiental (GGA) el cual debe estar avalado y contar con la participación de la alta gerencia. El GGA va a liderar los procesos ambientales en la organización y se va a encargar de diseñar la metodología que en una primera fase permita identificar los aspectos ambientales de la organización y la normatividad ambiental aplicable para, posteriormente, planear y determinar las acciones correctivas a que haya lugar en la operación y los mecanismos de implementación, seguimiento y control.
Sabemos que tener y mantener una política ambiental que dé solución a todas las problemáticas y cumpla con toda la normatividad genera costos que muchas organizaciones no están preparadas ni en capacidad de asumir. Sin embargo, es importante recordar que cuando implemento acciones preventivas estoy ahorrando en las futuras acciones de mitigación y sanciones asociadas a los impactos ambientales en que incurra mi empresa y, lo más importante, puedo evitar impactos que pueden ser graves y determinantes para la calidad de vida de mis colaboradores, de las comunidades aledañas y de los ecosistemas con los que me relaciono.
Para orientarnos, podemos tomar como base la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 del año 2015 la cual establece los requisitos de los sistemas de gestión ambiental. En principio, vamos a utilizarla como una orientación que, quizá, en el futuro con la aplicación de algunas adaptaciones permita iniciar un proceso de certificación en materia ambiental, pero por ahora nos va a ayudar a planificar las acciones para identificar la realidad ambiental de la organización, formular la política y el plan de manejo ambiental, determinar las acciones de implementación y definir unos mecanismos de seguimiento y evaluación.
El grupo de gestión ambiental ya conformado se puede orientar por el modelo “Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar” conocido como el ciclo PHVA, donde cada uno de estos momentos apunta a:
Planificar: incluyendo los aspectos ambientales y estableciendo los objetivos y las metas a conseguir.
Hacer: implementando la formación y los controles operacionales necesarios.
Comprobar: obteniendo los resultados del seguimiento y corrigiendo las desviaciones observadas.
Actuar: revisando el progreso obtenido y efectuando los cambios necesarios para la mejora del sistema.
Cada acción debe ser documentada y registrada, sea con un acta o un informe, pues son la evidencia de las actividades realizadas y el insumo de trabajo para la medición y el análisis. El paso por seguir, entonces, es realizar reuniones con el personal administrativo y operativo para obtener información de todas las actividades de la organización y revisar los registros ambientales si se cuenta con estos (mediciones, consumos, etc.). Una forma de hacerlo es crear o acudir al mapa de procesos de toda la organización y de cada una de las actividades identificar los aspectos que generan impactos ambientales tales como los relacionados con residuos (residuos de envases y empaques, aceites usados, llantas usadas, computadores y periféricos, pilas o acumuladores, bombillas y luminarias, medicamentos vencidos, plaguicidas, aguas residuales, pinturas, tintas y colorantes, baterías con plomo y ácido, entre otros), impactos del sector energético, emisiones a la atmósfera o consumo de agua. También es importante relacionar los planos de la organización y, si se tiene, los reportes internos en materia ambiental.
Reconocer la normatividad ambiental que aplica a mi empresa y las autoridades ambientales que me vigilan
Luego de reunir toda la información de diagnóstico de la organización, es el momento de identificar la normatividad ambiental aplicable. En Colombia, los entes para el control ambiental son de orden nacional, regional y local. A nivel nacional, la regulación ambiental está ejercida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, quien delega el cumplimiento de sus resoluciones normativas a la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales (ANLA). La entidad responsable de dar los pronósticos ambientales como la calidad del aire, el recurso hídrico y la deforestación en el país es el IDEAM (Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales). Quien vigila el Sistema de Parques Nacionales Naturales y la coordinación del Sistema Nacional de Áreas Protegidas es Parques Nacionales Naturales de Colombia. Otra institución importante, que no cumple una función de regulación, más bien de la generación y conservación de conocimiento científico en el país es el Instituto de Investigaciones de Recursos Biológicos, Alexander von Humboldt. También, participa Colciencias (Departamento Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación).
A nivel regional o departamental las principales autoridades ambientales son las Corporaciones Ambientales (CAR), el sitio del IDEAM relaciona una lista de las CAR en Colombia. A nivel local, revisar las regulaciones emitidas por las secretarías de medio ambiente municipales o quien asuma la responsabilidad local sobre estos asuntos.
Teniendo claro cuáles son las autoridades que me regulan y con base en el diagnóstico de los impactos ambientales, revisar en la legislación de cada nivel (nacional, regional y local) las normas que me apliquen y la autoridad de vigilancia y control. Podemos tener en cuenta factores como los residuos sólidos, consideraciones en el uso de suelos por el tipo de actividad económica, si puedo estar o no en zona urbana, si afecto a un territorio colectivo o a una zona de tratamiento especial como las reservas, si debo contar con programas posconsumo, qué regulación me aplica por los vertederos de desechos químicos, si hay alguna norma que regule el tipo de equipos y maquinaria que uso, si mi actividad económica exige un plan de manejo ambiental radicado ante la ANLA, si debo contar con alguna licencia ambiental, si los suministros y materias primas tienen alguna regulación, entre otras consideraciones derivadas de las actividades en el mapa de procesos.
Revisar la normatividad ambiental es un proceso complejo y demanda tiempo, pero es importante. Si se cuenta con el apoyo de un profesional que sepa interpretar la normatividad es más ágil el proceso, si no el GGA deberá leer con atención lo que se pide e identificar en la norma las acciones y los tiempos de cumplimiento.
Con base en la revisión normativa, es momento de que el grupo de gestión ambiental jerarquice por nivel de urgencia las acciones a tomar. En este sentido, hacer la planeación preliminar, es decir, un cronograma que además de lo que debemos hacer indique las fechas en que debemos darle cumplimiento. Entrar en acción pude requerir de inversiones como el pago a las autoridades ambientales para abrir procesos, la contratación o pago a profesionales y/o empresas para realizar investigaciones, implementar procesos de medición, inversión en adecuaciones y ajuste de maquinaria y equipos, compra de herramientas, entre otros; sin embargo, esto todavía no debe preocuparnos por el momento, las inversiones también hay que planificarlas y las normas que ya debimos haber cumplido y no lo hemos hecho no lo vamos a solucionar con la alarma, hay que darles un nivel de alerta y de urgencia y el cronograma nos va a ayudar a determinar cuándo podemos cumplirla. Debemos presupuestar la implementación de lo que será el plan de gestión ambiental y, como sabemos, cotizar no es invertir, es conocer el costo de cada una de las soluciones para planificarlas. Si cuento con los profesionales idóneos en mi organización para cumplir con algunos de los requerimientos, relacionarlos en el plan de trabajo y luego de cotizar cada uno de los componentes del mapa de acciones, es hora tener una reunión con el líder de la organización y su equipo financiero para reconocer qué presupuesto se tiene en el momento para iniciar la implementación y qué recursos adicionales se pueden invertir periódicamente para el componente ambiental de la organización.
Tenemos a la mano ya los primeros insumos para definir la planeación de la implementación de nuestro sistema de gestión ambiental y un equipo de trabajo enfocado en esto. Según nuestro mapa de actividades que incluye las acciones según el nivel de urgencia, los costos y los presupuestos, podemos empezar a definir los objetivos del plan de gestión, los tiempos para darle cumplimiento, las acciones que vamos a implementar para cumplirlos y los mecanismos de seguimiento, medición y evaluación con los indicadores y metas asociados.
Hay que contarles a todos sobre la política ambiental de la organización
Según la información que tenemos, ya conocemos la apuesta ambiental de la organización y ya podemos redactar la política ambiental de la organización, la cual debe evidenciar la preocupación por el cuidado del medioambiente y el compromiso de tomar acciones para responsabilizarse por los impactos ambientales que se generan y mitigarlos, además de apostarle a la sostenibilidad y cumplir con la legislación ambiental.
La política ambiental es una declaración breve, pública y documentada de los compromisos de la empresa con el medioambiente, los objetivos generales y los principios de mejora continua. Debe ser aprobada por la alta dirección y en coherencia con los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial. La política ambiental debe actualizarse periódicamente en función de los resultados tras las mediciones y el seguimiento. Existen diversos modelos de política ambiental y está bien consultarlos y tomarlos como base, pero lo importante es partir de cada una de las acciones que lleva a cabo la organización y los resultados que hemos obtenido hasta el momento.
La filosofía organizacional debe alinearse con la política ambiental
Ser una empresa comprometida con el cuidado del medioambiente debe ser evidente desde la filosofía de la organización. En este sentido, en la misión, la visión, los valores corporativos y la propuesta de valor se debe evidenciar ese compromiso ambiental y de promoción de la sostenibilidad materializado en las acciones de la empresa.
Por consiguiente, cada uno de los colaboradores debe conocer y estar convencido de la apuesta de la organización de ser amigable con el medio ambiente, constituyéndose este en un valor compartido dentro de la cultura organizacional. Es importante generar canales de información que hagan visible esta apuesta a todos los colaboradores, además de implementar estrategias de socialización, capacitación, sensibilización y aplicación de la filosofía organizacional.
Implementación, seguimiento, medición y evaluación del sistema de gestión ambiental
Con nuestra política ambiental y filosofía organizacional alineadas, podemos redactar el plan de gestión ambiental. Es decir, es elaborar un documento o manual que va a guiar la forma como vamos a hacer las cosas. Con base en nuestro mapa de procesos, actividades, cotizaciones, presupuestos, normatividad identificada y cronograma, debemos hacer un desglose o explicación amplia de las actividades para llegar a unas metas. Lo ideal es ponernos metas alcanzables, con la suma pequeños pasos podemos llegar a grandes logros. Planifiquemos con metas parciales y finales, con acciones puntuales y precisas y definamos nuestros indicadores en coherencia con las metas que nos ponemos.
Un indicador de medición es la herramienta que nos va a permitir cuantificar un proceso que se quiere evaluar. Es decir, es una medida cuantitativa o cualitativa que permite conocer el comportamiento o desempeño de un proceso o actividad. Los indicadores de medición se utilizan para evaluar el cumplimiento de objetivos y metas y para monitorear y evaluar el desempeño de una organización que en este caso es en relación con la implementación de nuestro sistema de gestión ambiental. Por ejemplo, un indicador de medición puede ser la cantidad de residuos sólidos generados por una empresa en un determinado periodo de tiempo, o la cantidad de emisiones de gases de efecto invernadero producidas por una actividad industrial.
Es importante destacar que los indicadores de medición deben ser relevantes, claros, precisos, confiables y estar alineados con los objetivos y metas establecidos en el sistema de gestión ambiental. Además, deben ser monitoreados y evaluados periódicamente para medir el progreso y tomar decisiones informadas en función de los resultados obtenidos.
Con esta información, relacionada en nuestro sistema de gestión ambiental ya tenemos el documento base que nos va a orientar. Entendemos si la inquietud es si nuestro documento cumple con lo establecido para ser considerado un sistema de gestión ambiental y la respuesta es que posiblemente no, pero es el punto de partida para llegar a un sistema de gestión ambiental con todas las exigencias normativas en caso de que sea exigido y, por qué no, que cumpla con las exigencias de la ISO 14001 que nos lleve a una certificación. Metodologías para la redacción de un plan y la ejecución de este existen infinitas, pero para que un sistema de gestión ambiental sea exitoso lo importante es que sea claro y realmente un insumo de trabajo que oriente a las personas quienes lo van a operar. El sistema de gestión no va a ser un documento final, permanentemente, según los resultados y la experiencia que vamos obteniendo de su operación, va a ser actualizado.
Es momento de operativizar el plan y ponerlo en acción, por lo que vamos a revisar nuestras metas e indicadores y vamos a diseñar los documentos de seguimiento respectivos. En estos la idea es poder relacionar la información cualitativa (descripciones) y cuantitativa (números) que me va a permitir medir si estoy llegando o no a mis metas, si la forma como lo estoy haciendo está siendo funcional o no, si hay temas que debo incorporar o si hay asuntos que se deben descartar. Estos mecanismos de medición o formatos deben permitirme hacer una revisión periódica, por lo que también debo determinar el sistema de clasificación de la información.
Dentro del plan de trabajo debemos incluir la periodicidad de la medición y de las reuniones de trabajo para la evaluación, seguimiento y mejora. Finalmente, debemos entrar en operación con nuestro plan. Un error en el que recurrimos es que nos quedamos planeando en una búsqueda de perfección que desconocemos, es mejor si nos lanzamos al ruedo y buscamos mejorar en el camino. Entremos a operar y, seguramente nos vamos a encontrarnos con obstáculos, pero hasta que eso no ocurra no vamos a llegar a una solución.
A modo de conclusión
Sabemos que si no sabemos de derecho o somos especialistas en un tema los asuntos normativos y legales nos asustan y de solo pensarlos solemos bloquearnos. Pero la realidad es que la legislación que nos regula fue creada por personas de la misma sociedad y las mismas normas están en un constante proceso de adaptación a la realidad que regula. Tratemos de hacer las cosas bien y lo más alineados que podamos con la exigencia. Si nos encontramos con dificultades, que de seguro va a ocurrir, y no podemos resolverlas con nuestro círculo de confianza no esperemos a que las autoridades nos busquen, al contrario, tratemos de informales por lo que estamos pasando y busquemos su orientación que como entes públicos están en la obligación de hacerlo.
